浅析国土资源档案管理工作的重要性及其方法

2022-05-26 11:55:03| 浏览次数：

随着社会的进步,经济的发展,工业用地和商业用地以及建筑用地的剧增。国土资源越发紧张,合理利用土地已是亟待解决的问题。而国土资源的档案管理工作也在不断的要求更加科学合理更加规范。进而档案法规也在逐步的完善,使得国土资源的档案管理工作有法可依、有章可循。国土资源档案在对依法管理土地、合理开发土地、合理解决土地的纠纷、农村土地的承包、制定土地利用的总体规划、缴纳土地的出让金、征缴国有土地使用税费等诸多方面都起着非常重要的作用。如何在新形势下提高国土资源档案管理水平。开发和利用新增内容来丰富国土资源的档案成为档案管理工作的一大新课题。国土资源档案因和国家土地资源、矿产资源的保护和开发利用紧密相连，其管理显得尤其重要。特别是一些特殊档案载体的出现，更是给国土资源档案工作带来了新的挑战。如何加强XX市国土资源档案管理，使之更好地为国民经济和社会发展服务，作为国土资源档案管理部门需要认真思考的问题。

结合工作实际，笔者从以下几个方面浅谈如何做好国土资源档案管理工作：

首先要加强国土资源档案管理基础工作建设，全面提高岗位驾驭能力

一是以加强组织建设为保证，夯实档案工作基础。要建立健全档案管理网络，强化档案管理职责. 建立健全组织，是国土资源档案工作赖以生存的根本保障。XX市国土资源局自建档以来，始终把组织建设作为一项重要工作来抓。专门成立了档案管理机构——“综合档案室”专门由一名副局长直接分管，形成了档案管理网络,充分发挥专兼职档案员的作用。此外，要明确专兼职档案管理人员的职责和责任，实行定人定岗定位，强化考核，并将档案管理工作考核情况作为年终评先评优的一个重要条件。系统内各科室不得随意调整档案人员的岗位，以保证档案工作的连续性。

　　二是下大力气学习并宣传国土资源档案法律，有效提高法制意识。《档案法》是做好国土资源档案管理工作的法律依据，要以学习《档案法》作为国土资源档案管理工作的主线，要认真学习宣传《档案法》和《土地管理法》，强调国土资源档案工作在国土资源管理工作活动中的地位和作用，不断增强国土资源系统全体干部职工的档案管理意识，使其不仅具有国土资源法制观念，而且还具有档案法制观念，把树立档案意识变为做好国土资源档案工作的实际行动。要运用国土资源管理工作中的典型事例，广泛宣传国土资源档案在土地权属调查、建设用地征用、土地登记发证、违法用地查处、违法采矿行为的处理、矿产资源开发利用等工作中的作用，扩大国土资源档案的影响。

　　三是按照各地土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化，档案的整理要系统化，档案的保护要科学化，档案的管理要现代化。要积极探索对电子档案管理的新办法，把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案管理的范围，并纳入档案管理部门的监督管理之中。

　　其次要加强国土资源档案管理信息化系统建设，全面提高档案管理的现代化水平

　　一是充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，同时使其具备和地籍管理系统之间的数据接口，通过土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。首先要分类科学。要按照《档案法》和档案分类方案的要求，对在国土资源管理工作中形成的各种文件、材料、表格、台账、图片、物件等，采取从总到分的方法进行分类。具体可采取四分法进行：即分年度、分问题、分级别、分保管期限。其次要搜集齐全。材料搜集齐全是规范档案管理的基础，确保原始档案资料搜集不遗漏、不缺失。搜集时要采取“一对、两查、三结合”的方法进行。“一对”就是对照收、发文登记簿逐一清收;“两查”就是查看年度、季度大事记重点清收，查看月度工作计划选择清收;“三结合”就是平时收集与年终收集相结合，专职档案员收集与其他兼职档案员收集相结合，综合档案室集中收集与科室收集相结合，保证重要材料收集率达100%，其他材料收集率在98%以上。再其次要组卷合理。按照各类档案形成的时间顺序合理组卷，要做到分类清楚、分级适当、确定保管期限准确。声像材料类按专题、年度组卷，实物档案材料按类别、年度归档，使档案管理工作与国土资源管理工作相适应，与新形势下对档案管理工作的新要求相适应，真实地反映国土资源管理工作的现势性和历史性。最后要编目系统。题写案卷标题，要结构完整、合乎语法、标点准确、文字简练、概括准确;排列卷内文件，编写页号要按文件材料形成的规律，保持文件之间的密切联系;要认真填写卷内文件目录和备考表及案卷标题，并进行复查装订。

　　二是坚持立卷制度，实行档案管理规范化。立卷时要实行“三查三看”制度，即一查材料收集是否齐全，看立卷是否规范;二查卷内是否有金属物，看装订是否整齐美观;三查分类是否符合要求，看卷内目录、页号、备考表填写是否准确无误。在其他部门立卷规范的基础上，于下年初交综合档案室，综合档案室专职档案人员在接收时进行认真核对检查，并与部门兼职档案员填写档案移交签收簿并双方签字，防止档案丢失，明确保管责任。综合档案室再根据《分类方案》、《归档范围及保管期限表》确定分类号、保管期限、编制档案号，填写案卷目录并将案卷目录录入微机，把案卷排列上架，实行集中统一管理，使档案管理走上规范化、制度化、法制化的轨道。

三是强化档案长效管理，提高档案利用效率。在国土资源管理各项工作中形成的具有保存价值的文字资料、图表、声像等档案资料，是国土资源管理活动真实的历史记录。从现实角度看，它为国土资源管理、社会发展、经济建设和社会安定提供服务;从历史的角度看，它可以为后人提供法律依据，可使很多纷繁复杂的土地、矿产权属纠纷迎刃而解。因此，做好国土资源档案的收集、整理、立卷、归档、保管等工作，目的是为了发挥其作用，努力实现国土资源档案信息资源的共享。档案管理人员特别是专职档案管理人员要树立为经济建设和国土资源工作服务的思想，不断开拓国土资源档案的潜能，创造出灵活高效的档案利用方法，积极地为本地区和相关单位提供国土资源档案信息，不断提高档案利用的社会效益。