随着档案管理现代化水平的提高，管理软件也不断升级，新老管理系统的数据库结构往往存在差异。如中原油田管理软件已由dbase、Fox、VF下的“单机版”升级到“网络版”，再到现在的PDEAMS8.0“数字档案馆系统”，数据内容几经迁移，每次都要修改数据结构。如果利用已有的文件数据生成一些字段内容，就会减少大部分工作量，同时也能保证数据的准确性。此外，多年来使用Excel、Word、Wps等办公软件也积累了大量数据。怎样充分地利用这些宝贵资源，工作中我们利用Excel的函数功能摸索出了一些小技巧，与大家分享。下面介绍在Excel中由文件目录数据生成案卷目录相关数据的方法。
1 整理原文件级数据
1，1把原程序的数据导成Excel数据，表名“文件”。按照新程序数据库要求规范各字段的名称，下面按规定完成相关字段内容的添加。
1，2生成档号。档号由“全宗号、分类号、年度、案卷号”组成，在第一条记录的档号单元格内，输入“=C2&D2&E2&F2"’点工具栏上“√”(公式输入完成后都要点“√”，下面不再重复说明)。复制档号列，“选择性粘贴一数值一确定”粘贴到原位。“文件”表字段及生成档号公式见下图1：
1，3在“页数”列后插入一列，在第一条记录的新生成列单元格内输入“=P2+O”。
1，4复制新插入的一列，“选择性粘贴－数值－确定”粘贴到原“页数”列，删除新列。
1，5同样方法将“日期”字段数据转为数值型。
1，6按年度、档号、件号排序。
1，7核对记录条目数是否与台账相符。
1，8“文件”表整理完成后，进行下面的操作。
2 根据“文件”表数据生成“案卷”表数据
2，1拆分“件号”。原数据“件号”是由“档号+件号”组成，在“文件”表“件号”后插入列。选“件号”列，点“数据一分列”，“固定列宽一下一步”。见下图2：
2，2在3位与4位之间点击，点“下一步”。
2，3选“文本”，点击“完成”，复制“件号”列和插入列，“选择性粘贴一数值一确定”粘贴到“案卷”列，删除新列。
2，4插入新表，名“案卷”。在“文件”表中筛选“件号”为“01”的记录，复制、粘贴到“案卷”表。“案卷”表按“档号”排序，核对案卷总数后修改“案卷”表结构。案卷库结构见下图3：
2，5在“案卷”表中K2格，键入“=M ATCH(B2，文件!$B$1：$B$20000，0)”其中：B2：案卷库的第一记录的档号单元格；文件!$B$1：点中“文件”表“档号”列的第一个单元格就自动出来了；20000：大于文件库记录的数；0：找首位。
2，6在“案卷”表中L2格，键入“=MATCH(B2，文件!$B$1：$B$20000，1)”其中：1指找末位，其余同上。
2，7求“起始日期”：在“案卷”表“起始日期”列M2格，键入“=min(INDEX(文件!$m$1：$m$20000，K2)：INDEX(文件!$m$1：$m$20000，L2))”文件!$m$1：点“文件”表中“日期”列第一个单元格。
2，8求“终止日期”：在“案卷”表“终止日期”列N2格，键入“=max(INDEX(文件!$m$1：$m$20000，K 2)：INDEX(文件!$m$1：$m$20000，L2))”。
2，9求总页数：在“案卷”表“页数”列02格，键入“=SUM(INDEX(文件!$P$l：$P$20000，K2)：INDEX(文件!$P$1：$P$20000，L2))”文件：$P$1：点“文件”表“页数”列的第一单元格。
2，10求总“件数”：在“案卷”表“件数”列P2格，键入“=L2-K2+1”。
2，11检查“案卷”表“件数”列的总和是否与“文件”表记录一致。
2，12选中“案卷”表复制所有的列，“选择性粘贴一数值一确定”。删除K列和L列。
3 注意事项
3，1操作前要做好备份。
3，2 dbf格式文件，有备注字段的，不能直接导成Excel文件，可先将，dbf文件转成，mdb文件，再由.mdb文件导成Excel文件后进行操作。
3，3如果是Word表格，也要先转换成Excel数据，再进行操作。
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