[摘 要]集团企业是一个多层次多系统的复杂结构,其全面财务监控高效实施的前提条件是其内部系统及总分机构之间实现高质量的财务沟通。本文在阐述集团企业全面财务监控的基础上,全面探讨了集团企业全面财务监控的财务信息共享与集成的必要性和可行性,并提出具体实施方案。
[关键词] 集团企业;财务监控;财务信息;共享;集成
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 10. 010
[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)10- 0023- 03
近年来,国际化、信息化、网络化成为企业取得竞争优势的主要支撑,特别是随着科技的飞速发展,其对企业竞争的方式和企业竞争的激烈程度产生的影响更是与日俱增。在如今这样高度信息化的时代,集团企业依靠通讯技术、信息技术、网络技术,打破了原有企业各系统的工作流程惯例和总分机构的地域限制,加强了企业内外部资源的可利用性,增加了企业的产品和服务对象的可拓展性。基于这种形势,集团企业全面财务监控的实施更是对企业决策思维方式的转变:从传统封闭的纵向思维方式向横向、开放的思维方式转变。一个集团企业的财务监控不仅要考虑某个独立企业内部的业务流程,更要从集团企业的整体出发,进行全面的监督和控制,实现信息的共享与集成,以客户的需求驱动企业的运营,获得柔性、敏捷的市场响应能力。
一、集团企业全面财务监控和信息共享与集成
集团企业全面财务监控高效实施的前提条件是其内部各系统及总分机构之间实现高质量的信息沟通。集团企业的各内部系统及总分机构只有实现了高质量的信息传递和共享,才能使财务监控成为真正意义上的全面监控,保证企业的财务信息在传递过程中不失真,从而及时发现问题并更快地分析和解决问题,实现低成本高效率的企业运营与资产利用水平,开发出新的产品和市场,最终实现更好地为客户服务的目的。
(一)集团企业全面财务监控
集团企业的财务监控不应该只是一个仅仅涉及财务的狭小范畴,而应该是一个综合的概念,要把战略、领导、计划、组织、质量、价格、成本、服务、人力资源、能源和环境等一并来考虑,即要认识到现代企业中财务管理的广泛性,树立全面财务监控概念,使之成为一种管理哲学。首先,要做到内容与方式上的全面监控。不仅要着眼于企业财务的监控,而且要注重从企业战略的高度审视企业财务监控。同时,还要注重采用多种方法和技术,包括科学的组织管理工作、各种专业技术、数据统计方法、成本分析等。其次,要做到全过程控制。要把财务监控作为核心贯穿到企业业务流程的管理中,即从市场调查、产品开发、生产、检查、仓储、销售一直到售后服务的各个环节都要进行财务监控,不但要生产出物廉价美的产品,而且要为企业的战略规划服务,实现企业价值最大化。最后,要做到全员性。即企业全体员工包括企业高管、工程技术人员、一般管理人员和一般企业员工等都要参与到全面财务监控中,并各司其职对财务监控负责。为此,要在企业中通过培训教育制造良好的企业文化氛围,改变企业文化和管理形态,制定企业人、事、物及环境的各种标准,保持信息的通畅,以人为本,充分调动各级人员的积极性,推动全员参与。
(二)信息共享与集成
在如今这样高度信息化的时代,信息已经成为企业生存和发展的重要资源。为了在市场中获得更有利的竞争地位,企业必须重视信息在企业运营中的巨大作用。集团企业是一个多层次多系统的复杂结构,信息是其内部各系统及总分机构之间密切联系、协同工作的“黏合剂”。然而,在传统的财务监控模式下,集团企业的内部各系统及总分机构相对独立的各自决策和运营,无法共享战略、领导、计划、组织、质量、价格、成本、服务、人力资源、能源和环境等信息,导致对一些涉及全局性、战略性的财务监控问题的解决乏力,集团企业的整体运作效率得不到充分提高。在旧有的信息沟通模式下,其信息沟通主要通过电话、传真、普通邮件等途径进行,虽然能在一定程度上实现跨越时空的界限,但是,使用成本高,信息处理的数量和内容有限,信息传递的速度不够,满足不了集团企业整体运营的要求。因此,为了实现集团企业的目标,必须通过适时信息的不断传递,一方面进行纵向的上下级的信息传递,把不同层次的经济行为协调起来;另一方面进行横向的信息传递,把各分支机构、各部门、各岗位的经济行为协调起来,通过信息技术处理人、财、物和产、供、销之间的复杂关系,这样,集团企业就有了一个信息共享与集成的问题。
二、全面财务监控中信息共享与集成的必要性
集团企业在高度信息化的时代,更多面对快速变化的动态市场。在这样不确定的市场环境下,为了实现集团企业的全面财务监控,信息的共享与集成尤为重要。
(一)信息共享与集成促成财务监控作业的全局观
财务监控作业是合理确保企业经营效率效果、财务活动可靠性和企业战略规划遵循性的一种监控活动,围绕着这种监控活动的是企业财务信息沟通系统,这些信息系统使得企业内部的员工能够获取和交换他们所需要的信息,以指挥、管理和控制企业的运营。为此,企业的财务监控作业一般可以划分为3个步骤:(1)衡量实际绩效;(2)将实际绩效与标准进行比较;(3)采取管理行动来纠正偏差和不足。绩效标准的制定与实际绩效的衡量是财务监控的起点,绩效的比对是财务监控的过程,纠正偏差和不足是财务监控的手段,最终的目的就是使整个集团企业的财务活动处于高效和谐的状况,其中任何一个步骤或者几个步骤低效率或不作为都会极大地影响财务监控作业的有效性。在传统的管理模式下,由于集团企业各总分机构甚至其内部各系统之间没有充分的信息共享和交流,从财务信息的采集、传递和分析到财务信息的处理和反馈都不够准确及时,监控常常处于各自为政的状态,这样的集团企业财务监控就缺少了必要的全局性,甚至带有很大的盲目性。然而,在信息共享与集成的全面财务监控模式下,集团企业的计算机技术得到广泛使用,财务监控部门和人员就可以适时地获得统计报告来衡量企业的实际工作绩效,这种报告不仅有计算机输出的文字文档,还包括多种线性图、直方图、数值展示等便于理解和分析的多种方式。这种统计报告不但可以清楚有效地显示各种数据之间的关系,而且可以使得绩效的实际状况与标准状况能及时地比较,准确有效地反映其中的异同,使得接下来的纠正偏差和不足的管理行动更为有效。因此,借助信息共享与集成,集团企业的实时共享战略、领导、计划、组织、质量、价格、成本、服务、人力资源、能源和环境信息,可以避免各系统和总分机构出现财务监控的脱节和失误现象,从而保证集团企业的整体利益。
(二)信息共享与集成减少财务信息沟通的失真
综上所述,企业的财务监控作业一般可以划分为实际绩效的衡量、将实际绩效与标准进行比较以及采取管理行动来纠正偏差和不足这3个步骤。这3个步骤中不管是绩效的衡量比较,还是行动的纠正偏差归根结底都离不开财务信息的沟通。财务信息沟通是一个比较复杂的过程,财务信息沟通过程始于被传递的信息。信息被转化为信号形式,并通过媒介传递至接受者,由接受者将收到的信号再转译过来。在整个信息传递过程中容易发生遗漏、失真,传递环节越多,传递时间越长,遗漏就可能越多,失真也就可能越严重,必然影响企业信息的有效沟通和正确使用。减小这种财务监控失真效应的有效方法是在集团企业内部共享财务信息,即为集团企业的各个系统和每一个成员企业提供有关战略、领导、计划、组织、质量、价格、成本、服务、人力资源、能源和环境的全部财务信息。集团企业的各内部系统和总分机构之间都可以使用全部的财务数据来进行适时和更加准确的绩效衡量比较,并能及时针对发生的问题,分析问题,找出问题根源所在,然后采取恰当的管理行动来对出现的问题进行改正,这样就可以有效减少由于财务信息沟通不善而带来的财务监控失真。因此,通过信息的共享与集成,集团企业的财务信息就可以被及时、准确、完整地收集,并使这些信息以适当的方式在集团企业相关系统以及总分机构之间进行及时传递,有效沟通和正确应用。
三、集团企业全面财务监控中信息共享与集成的可行性
集团企业内部各系统及总分机构之间实现高质量的信息沟通是其全面财务监控的前提条件,因此信息传递和信息处理能力就决定了集团企业全面财务监控的水平。如何方便地在财务监控部门和人员之间高效地进行信息传递就成为集团企业的领导和员工共同关心的问题。由于信息需要一定的载体和方法才能实现有效的传递,在计算机没有成为主要的财务监控的支撑工具之前,实现信息传递的最好方式是通过纸张作为载体,利用通知、文件、信函、传真、报告等方式在不同的财务监控部门和人员之间进行。这种传统的以纸张为载体的信息传递与处理方式效率很低,这种方式不但需要花费相当多的人力、物力来完成信息的处理、组织、存储和查询检索,而且很大程度上降低了集团企业对财务事件的响应速度,给企业的运营带来了极大不利。随着计算机技术的广泛应用,企业信息化的不断发展和进步以及企业信息平台技术的日益成熟,使得集团企业财务信息的共享与集成成为可能。
一方面,企业信息化的不断发展和进步,使得企业全面财务监控的信息沟通更为便利。从20世纪90年代开始,企业资源计划(Enterprise Resource Planning,ERP)系统的迅速传播和广泛应用,企业的信息和业务都实现了高度的集成;业务流程重组(Business Process Reengineering,BPR)使企业领导人逐渐认识到把企业的组织结构与主管人员的相关业务目标和绩效激励机制结合起来,可获得效益;以及这些变革背后的主要推动力——跨职能部门团队的协作,都推动企业财务管理朝着更加一体化的方向发展,并不断从直线型财务管理向网络型财务管理转变。技术的进步以及计算处理成本的降低,加快了全企业范围的业务处理。特别是高级计划排程(Advanced Planning and Scheduling)系统、物流信息系统(Logistics Information System)、知识管理(Knowledge Management)、数据仓库(Data Warehouse)、数据挖掘(Data Mining)等管理信息技术的相继问世使得企业在内部管理上从计划、组织、领导到决策和控制,都从企业资源计划的基础上更上一层楼,在有限的资源上合理、有效、及时地开展各项业务。
另一方面,在知识经济时代,为实现企业资金流、物流和信息流的融合,及时对外部环境、客户、供应商的变化做出反应,企业应利用计算机网络技术和信息管理软件构建企业信息平台,奠定了集团企业全面财务监控的信息沟通基石。企业信息化平台建设的关键在于信息的共享与集成,即实现将关键的准确的数据及时地传输到相应的决策人手中,为企业的各种运作决策提供数据支持。这样,通过共享与集成的企业信息化平台,整合单证管理系统与档案管理系统、业务流程分析和监控系统、信息采集与信息统计及分析系统、投资风险预警系统、新型财务管理系统,由计算机网络系统收集企业各监控点的信息,实时地向财务监控执行者提供监控报告,包括监控对象的图像、数据、声音、控制标准及差异等信息,帮助企业管理人员及其他员工实时掌控企业的财务状况,财务监控的执行者可对信息及时做出反馈和处理,可以强化企业全面风险管理能力。
因此,在计算机广泛普及和企业信息化水平日益提高的情况下,通过在集团企业内部建立集团企业信息平台,把数据库系统、文件系统和业务应用系统集成起来,让财务监控流程中的各个环节的信息,包括战略、领导、计划、组织、质量、价格、成本、服务、人力资源、能源和环境信息,实现信息共享,既实现了集团企业财务监控内容和方式的全面性,也为财务监控的全过程控制奠定基础;通过提供透明的访问接口,保证其分支机构和内部系统在适当的时刻能够获得需要的信息,为各级管理人员提供可靠的决策依据,进一步实现集团企业全面财务监控的全员性。
四、全面财务监控中信息集成共享的实施
实施全面财务监控的集团企业在构建财务管理信息系统时,要正确处理各种关系,并充分考虑各种因素的影响程度。根据集团企业所处环境、自身条件和运营策略,建立一种现代企业的财务管理信息系统,这包括企业财务管理理念、方式和手段的转变,它将产生新的深层次变革。一般企业可以通过高速数据专用线连接到Internet骨干网中,通过路由器与自己的Intranet相连,再由Intranet内主机或服务器为其内部各部门提供财务信息服务。
为实现基于Internet/Intranet的全面财务监控信息集成共享,需要集团企业充分利用Internet和Intranet建立3个层次的财务管理信息系统。
(一)外部信息交流
集团企业首先应当建立一个Web服务器。通过Internet,一方面完成对集团企业在不同地域的总分机构、分销代理、合作伙伴的财务信息沟通与控制,实现对重要财务信息及时收集和数据的整理;另一方面可以实现集团企业的适时财务监控,在网上进行筹资投资、采购销售、现金控制以及其他金融交易的监控。这一层的工作主要由企业外部的Internet信息交换来完成。
(二)内部信息交换
集团企业的财务管理信息系统的核心是企业的Intranet,因为企业的事务处理、信息共享、协同计算都是建立在Intranet上的,要与外部交换财务信息也是以Intranet组织的财务信息为基础的。因此,企业建立了硬件框架之后的关键工作就是要决定在Intranet上共享财务信息的组织形式。财务信息处理系统主要完成数据处理、状态统计、趋势分析等任务,大部分都可以由企业部门内部独立的个人计算机应用系统组成,主要涉及企业内部所有部门的业务流程。它们所处理的信息是企业内部Intranet财务信息共享的主要对象。
(三)信息系统的集成
在共享与集成的财务监控环境下,要实现企业内部独立的信息处理系统之间的财务信息交换,就需要设计系统之间信息交换的数据接口。以往企业各部门的信息之间往往由于系统结构、网络通讯协议、文件标准等环节的不统一而呈现分离的局面,而通过Internet的“标准化”技术,Intranet将以更方便、更低成本的方式来集成各类财务信息系统,更容易达到财务数据库之间的无缝连接,使企业通过财务信息管理系统使内外信息环境集成为一个统一的平台整体。
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