摘 要 随着互联网时代的到来，办公自动化也因为网络化的普及而飞速发展，将网络、电话、传真、视频会议等形式运用到办公室日常工作中，不仅能极大提升日常办公速度，还会给日常工作有序、便捷地执行奠定良好基础。除此之外还统一了办公模式，提升了办公效率和质量，大大缩短了企业办公时间，推动了企业发展。为了促进企业健康稳定的发展，现在我们将从安全的角度出发，重点审视办公自动化的未来之路。
关键词 办公自动化;网络;安全策略
引言
正常的互联网通讯是基于TCP/IP协议运行的，其中运用的是标准化模式，而这种通信的优点就在于便捷性与开放性并存，给予了办公室工作不可取代的便利，但同时通过网络系统也会有病毒入侵，从而导致信息数据和办公系统安全等问题，这两种情况都可能会给企业带来不可估量的后果。造成这两种情况的原因有很多，但由于原因不同，则又需要不同的应对策略，因此本篇文章就企业在实行网络办公自动化时应采用哪种方式才是最有效、完善的问题进行讨论。
1 网络办公自动化的优点
1.1 文件处理的自动化
文件处理主要是指在单位中传输需要接收、審批、上报或者是横纵向通报的各种文件讯息，在这个过程中会有海量的文件和信息预案产生，如果是文字形式的话每天会堆放非常多的各种报告、企划和摘要，然而文件处理自动化后便会将这些资料有效分类，按照时间划分轻重缓急，在此基础上进行的决策既能保证及时性又能确保全面性。
1.2 事务处理的自动化
除了对于日常文件的处理之外，事务处理自动化能够帮助企业领导者在综合平台通过各种数据的计算和比对，进行最优选项的分析，不仅依据全面还能兼顾各领域的相关事务，为决策者节省了大量阅读、分析的时间，从而提升了企业整体的效率。
2 影响数据安全的原因
2.1 网络病毒侵入
随着电子计算机的发展和网络化的普及，计算机病毒的体量不断增大，目前人类已知的电脑病毒超过两万种，并且每月会有三百多种病毒入侵，而病毒一旦成功入侵，对设备硬件及往期数据损毁具有巨大损伤。
2.2 木马程序
木马程序主要是指计算机网络中存在的安全漏洞，在企业的自动化办公中很容易受到木马程序的影响，尤其是商业合作中木马可以窃取计算机内的信息，对商业的安全发展有着重大影响。可能只是闲暇时刻的弹出广告，或者是一封匿名邮件，只要是不小心点入了界面就会给木马程序提供途径直接窃取所需要的讯息[1]。
2.3 人为操作不当，或物理因素影响
除了以上抽象化的原因之外，人为原因和物理原因也可能会造成数据丢失或者损毁。在推行办公自动化中工作人员水平良莠不齐，如果相关的应用不够娴熟就很容易产生操作失误。而物理因素则是指电子计算机设备可能遇到的雷暴、水灾、火灾、地震等不可抗力，在其影响下会导致硬件被破坏，造成数据丢失。
3 有效保证网络办公自动化安全的策略
3.1 强化员工保密意识教育
对于办公室的工作人员，在日常应用网络和计算机处理工作信息时就需要培养防范意识，清楚的认识办公自动化安全性的重要意义，从而更加严肃认真地对待可能存在的安全问题。加强员工的培训，使得员工们有意识地对自己企业的核心内容进行保密，在此基础上，加强日常的考察活动，降低来自外来者或者黑客对于企业办公自动化安全的威胁。
与此同时，网络办公自动化的责任要分担到个人，比如专职的管理人员有定制的身份密码，公司网络针对不同阶层设置不同权限，避免与项目或者数据存储无关人员进行失误操作等[2]。
3.2 升级网络安全技术
从当前许多企业出现的办公自动化产生的安全问题来看，大部分都是由于自身系统不注意更新升级造成安全系数降低，这就给别有用心之人带来可乘之机。因此在企业网络构架和安全系统建设时就要注意安全技术的更新换代，并在实践过程中叠加多种方式确保安全，比如身份认证、系统加密、内部局域网以及防火墙升级等等，从整个系统层面全面地提升网络的安全性[3]。
3.3 加强网络日常维护投入
想要科学有效地提升网络安全系数，最简单直接的方法就是提升日常维护的次数，加大网络维护投入，人员上要给予更多的支持，而技术上则要购买更有效的防火墙应用、杀毒软件、安全防护软件以及聘请专业的网络安全管理人员进行维护、升级、检查。这是为了办公自动化整体安全而必须付出的投资，需要有规划地进行管理。
除此之外，还要将内外网隔离，便于进行分段管理。要知道与单机病毒相比，网络中的病毒在传播过程中会不断进化，比一般单机病毒防治难度更大，因此需要更大的监管力度才能达到预期效果。
3.4 做好数据备份
为了保证企业数据最终的安全性，就需要在日常工作中做好工作备份，这有两方面的意义：一方面是当黑客或者外来人员窃取数据时，在无法中止对方窃取活动的情况下，可以立即销毁文件数据，防止被窃取;另一方面，在不可抗力的情况下，如火灾、水灾、雷暴、地震等造成计算机硬件损毁，其可以最大程度上降低数据丢失带来的影响。而数据备份一般分为物理和云端等备份两种形式，可以根据需要备份数据，实现多种备份方式并存，以确保数据恢复的时效性[4]。
4 结束语
随着互联网的飞速发展，办公自动化面临多种多样的挑战，从层出不穷的应用软件，到网络办公自动化技术的不断升级，危机与机遇并存。就大环境而言我国现今的网络办公自动化仍旧存在着很多技术安全层面的问题，在带给企业便利的办公体验时也伴随着网络化安全风险。因此只有逐步提升企业办公自动化相关安全知识水平，不断升级网络技术，设置防火墙、专属应用、内外网、加密应用，并为了万不得已的状况设置好备份，预备任何时候恢复数据，才能一步步提升整个企业的办公水平，让网络办公自动化不再有安全系数低的阴影。
参考文献
[1] 徐涛.分析计算机网络办公自动化及安全策略分析[J].工程技术：文摘版，2017，（20）：305.
[2] 金银萍.计算机网络办公自动化的应用与安全策略[J].科技视界，2018，253（31）：275-276.
[3] 田凌燕.浅析计算机教学中网络办公自动化及安全策略[J].计算机光盘软件与应用，2015，（03）：177-178.
[4] 杨玉丽.办公自动化概述及系统安全[J].科技信息（学术研究），2008，（32）：201-202.
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