在以知识和信息为主要特征的知识经济时代,档案信息存储和处理的数字化,收集与传递的网络化已势在必行。档案中蕴藏的丰富信息,将在新世纪发展的高等教育各个领域中发挥不可替代的作用。
一、在管理和需求方面
(一)管理方法。一方面由于社会信息量的聚增和新型载体的应用,不宜用传统的档案管理方法来管理;另一方面由于用人单位对档案信息的需求不断增加,传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。这就要求采用新技术,特别是信息技术来代替某些传统的管理手段和方法。
(二)管理体制。在社会信息化加速时代,信息要求全面、准确、快速、方便。由于信息需求量的增加,我们的注意力就不应该只局限于一方面,而要更多地着眼于档案信息与其他信息的联系。这就要求高校档案部门在加强纵向联系的同时,还要根据经济、科技、社会的发展趋势,大力加强同其他文献情报部门的横向联合,实行信息资源的网络化管理。最终形成一个更大信息管理体制,实现信息资源的共享。
(三)对档案资源需求的变化。
1.需求内容。信息化社会对各类信息和历史依据的需求日益迫切。这种需求改变了过去量少、形式单一、内容专门化的特点。取而代之的是量大、系统、形式多样、内容真实丰富的现状。随着科学技术的发展,高校的科学和生产建设以及行政管理变得越加复杂,越离不开信息。对档案、文件、图书、情报、资料的综合需求所代替。
2.利用方式。高等学校的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的提供利用方式,必然逐步被主动的、现代化的服务方式所代替。
二、在高校档案工作策略实施方面
(一)积极转变传统观念,为现代化建设服务。首先,要破除“重管理设施、轻服务研究”的做法,树立起开放意识和创新意识,服务于高校教育教学工作,服务于高素质人才培养需要。其次,要变被动服务为“面向社会,多方联系”的主动服务,拓宽服务渠道,改善服务功能,并用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求,积极主动地为利用者提供方便、快捷的超时空限制的信息服务。加强档案信息的开发利用,档案是信息、是资源,没有信息就没有服务的资源。因此,档案部门还应深层次的加工开发档案信息资源,为高校各项工作提供优质高效的服务。
(二)塑造良好的鲜明的档案管理形象。档案管理形象是对档案文化的综合体现和外在反映。档案管理人员应具体做到:一是树立能够提供档案信息支持的良好形象;二是树立敬业爱岗、热情待人、满意服务、美化阅档氛围、接受监督、改进工作的服务形象;三是树立以知识管理为手段,合理地组织与开展经营活动的管理形象;四是塑造共同的档案价值观的良好群体形象。
(三)处理好档案保密和档案安全的关系。档案工作的服务性决定了档案馆(室)要尽可能多地、尽快地开发档案信息,以便提供利用,以达到档案信息利用功能的最大化,实现档案信息资源共享。然而,共享和安全是一对难以调和的矛盾。为此,档案管理人员必须强化保密意识,认真地对档案信息作出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严格审查,严禁管理。同时,档案工作的政治性更加强调档案保密与安全,因此,在现代信息社会中我们应树立高度的安全意识,注意防护黑客攻击,注意防毒杀毒,确保计算机安全,以维护档案的安全。
(四)档案人员应该努力提高自身素质。档案管理人员必须注意提高自身的素质:一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。使他们既掌握信息理论与信息知识,以能熟练地运用数字化技术、信息储存技术、网络通讯技术及多媒体技术;二要积极组织档案管理人员参加档案管理现代化培训和业务培训;三要抓好档案管理人员的在职培训、进修,提高档案管理人员的知识结构和整体水平;四要加强理论研讨,不断提高档案管理现代化水平。
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